Política de tratamiento de datos personales

Documento elaborado con base en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y la Guía de Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales del Ministerio de Justicia y del Derecho.

Introducción

Hotel Bella del Mar, ubicado en Pianguita, corregimiento de Buenaventura (Valle del Cauca), reconoce la importancia de la privacidad y la adecuada protección de los Datos Personales de sus huéspedes, visitantes, clientes, proveedores, contratistas, colaboradores y demás terceros con quienes se relaciona en el desarrollo de su actividad hotelera y turística.

En consecuencia, y en cumplimiento del régimen legal colombiano de protección de datos personales, Hotel Bella del Mar ha diseñado la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, la cual establece los lineamientos, principios, procedimientos y responsabilidades aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los Datos Personales que administra, a través de cualquier medio.

1. Objetivo

Establecer los lineamientos que garanticen el adecuado tratamiento y protección de los Datos Personales recolectados por Hotel Bella del Mar, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014, compilados en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Título 2, Capítulo 25), así como en las demás normas que los desarrollen, modifiquen o sustituyan.

La presente política no sustituye el contenido de dichas normas; ante cualquier duda o vacío, deberá acudirse a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en su decreto reglamentario.

2. Definiciones

Para efectos de la presente política, y de acuerdo con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se entiende por:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Se entenderá otorgada cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente que la otorgó. En ningún caso el silencio se asimilará a una conducta inequívoca.
• Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable y dirigida al Titular, mediante la cual se informa la existencia de la política de Tratamiento aplicable, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento.
• Base de Datos: conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público: información de conocimiento libre y abierto para el público en general, como los datos relativos al estado civil, la profesión u oficio o la calidad de comerciante.
• Dato Privado: el que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
• Dato Semiprivado: el que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, y cuyo conocimiento puede interesar no sólo al Titular sino a cierto sector o a la sociedad en general (por ejemplo, los datos financieros y crediticios).
• Dato Sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, y los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable.
• Habeas Data: derecho de toda persona a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en bases de datos.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de esta política, el Responsable es Hotel Bella del Mar.
• Titular: persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.
• Transferencia: envío de los Datos Personales por parte del Responsable y/o Encargado, ubicado en Colombia, a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: comunicación de Datos Personales dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre Datos Personales, tal como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.

3. Principios

Hotel Bella del Mar acoge, en el tratamiento de Datos Personales, los principios consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
• Libertad: el Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin previa autorización, salvo mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos o que induzcan a error.
• Transparencia: debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable, en cualquier momento, información sobre la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los Datos Personales; salvo la información pública, éstos no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva sin controles técnicos de acceso restringido.
• Seguridad: la información sujeta a Tratamiento se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan naturaleza pública están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con el Hotel.

4. Ámbito de aplicación

La presente política aplica a los Datos Personales registrados y por registrar en las bases de datos administradas por Hotel Bella del Mar, esto es, las bases de huéspedes, visitantes, clientes en general, proveedores, contratistas y colaboradores (empleados), que suministren sus datos con fines comerciales, legales, contractuales o laborales.

Todos los colaboradores, contratistas, proveedores de servicios y terceros que, en virtud de su relación con el Hotel, recolecten, almacenen, usen, circulen o supriman Datos Personales, deberán conocer y dar cumplimiento a la presente política.

5. Identificación del Responsable del Tratamiento

6. Datos personales objeto de Tratamiento

Según el producto o servicio de que se trate, Hotel Bella del Mar podrá recolectar, entre otros, los siguientes datos:

• Nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad.
• Nacionalidad, país y ciudad de residencia.
• Fecha de nacimiento y género.
• Teléfonos y correos electrónicos de contacto (personales y/o laborales).
• Procedencia, destino y motivo del viaje.
• Fechas de llegada y salida, y demás datos propios del Registro Hotelero exigido por la normativa turística.
• Información de tarjetas de crédito o débito (número, entidad bancaria, fecha de vencimiento) para el procesamiento de pagos.
• Datos de menores de edad que viajen acompañados, cuando sea necesario para la prestación del servicio de alojamiento.
• Datos relativos a condiciones de salud, movilidad reducida o alergias alimentarias, únicamente cuando el Titular los suministre voluntariamente para recibir una atención adecuada durante su estadía.
• Imágenes captadas por el sistema de videovigilancia de las instalaciones del Hotel.
• Datos laborales, de nómina e historia laboral de los colaboradores del Hotel.
• Datos de identificación y contacto de proveedores, contratistas y sus representantes.

Los datos relacionados con la salud, la vida sexual o los datos biométricos tienen el carácter de Datos Sensibles y su suministro es voluntario. Ninguna persona podrá ser obligada a entregarlos, y Hotel Bella del Mar informará de manera expresa y previa al Titular que no está obligado a autorizar su Tratamiento.

7. Veracidad de la información

Los huéspedes, visitantes, clientes, proveedores, contratistas y colaboradores deberán suministrar información veraz sobre sus Datos Personales. Hotel Bella del Mar presume dicha veracidad y no asume la obligación de verificar la identidad ni la autenticidad de los datos suministrados por cada Titular, sin perjuicio de los controles de identificación exigidos por la normativa de registro hotelero y migración.

8. Datos personales de niños, niñas y adolescentes

Hotel Bella del Mar podrá recibir datos de niños, niñas y adolescentes que se hospeden acompañados de sus padres, madres o representantes legales, en el marco de la prestación del servicio de alojamiento familiar. El suministro de estos datos es de carácter facultativo. El Hotel velará por el tratamiento adecuado de dicha información, respetando el interés superior de los menores y la protección de sus derechos fundamentales, y tendrá en cuenta, en lo posible, su opinión como titulares de sus propios datos.

9. Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales

Los Datos Personales recolectados por Hotel Bella del Mar serán tratados para las siguientes finalidades:

• Gestionar reservas, procesos de check-in y check-out, y la prestación de los servicios de alojamiento contratados.
• Diligenciar el Registro Hotelero y demás obligaciones propias de la normativa turística y de migración.
• Procesar pagos, expedir facturas y gestionar la cartera del Hotel.
• Atender solicitudes, peticiones, quejas y reclamos de huéspedes y clientes.
• Prestar servicios adicionales solicitados por el huésped (restaurante, actividades náuticas o turísticas, transporte, entre otros), directamente o con la participación de terceros.
• Realizar monitoreo mediante sistemas de videovigilancia, con el fin de proteger la seguridad de huéspedes, visitantes, colaboradores y de los bienes del Hotel.
• Atender requerimientos de autoridades administrativas, de policía, migratorias, tributarias o judiciales, en ejercicio de sus funciones legales.
• Gestionar la relación contractual y el pago a proveedores y contratistas.
• Administrar la nómina, la historia laboral y demás obligaciones propias de la relación laboral con los colaboradores del Hotel.
• Enviar comunicaciones, ofertas y contenido de mercadeo sobre los servicios del Hotel y de terceros aliados, cuando el Titular haya autorizado esta finalidad.
• Realizar encuestas de satisfacción y análisis estadísticos sobre la prestación de los servicios.
• Atender situaciones de urgencia médica o sanitaria de huéspedes o colaboradores.

10. Autorización

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de Datos Personales por parte de Hotel Bella del Mar requiere el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Se entenderá otorgada dicha autorización cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral, o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente que la otorgó, como el diligenciamiento voluntario de la tarjeta de Registro Hotelero o el ingreso y permanencia en instalaciones señalizadas con aviso de videovigilancia. En ningún caso el silencio se asimilará a una conducta inequívoca.

La autorización del Titular no será necesaria en los siguientes eventos:

• Cuando los Datos Personales sean requeridos por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
• Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
• En casos de urgencia médica o sanitaria.
• Cuando el Tratamiento esté autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas.

11. Forma y mecanismos para otorgar la autorización

La autorización del Titular constará en los distintos canales y mecanismos de recolección de datos de Hotel Bella del Mar, entre ellos: la tarjeta de Registro Hotelero diligenciada al momento del check-in, los formularios de reserva (físicos, telefónicos o electrónicos), el correo electrónico y el sitio web del Hotel. El Aviso de Privacidad estará disponible en la recepción del Hotel y, cuando aplique, en su sitio web.

12. Derechos de los Titulares de la información

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a Hotel Bella del Mar.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando se exceptúe como requisito para el Tratamiento conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Hotel.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

13. Deberes del Responsable del Tratamiento

De conformidad con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Hotel Bella del Mar se compromete a:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información suministrada a un Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información y rectificarla cuando sea incorrecta, comunicando lo pertinente al Encargado del Tratamiento cuando exista uno.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

14. Procedimientos de acceso, consulta y reclamación

14.1 Derecho de acceso

El Titular, directamente o a través de su representante o apoderado, podrá consultar en todo momento sus Datos Personales. Hotel Bella del Mar garantizará este derecho previa acreditación de la identidad del Titular o de su representante, para lo cual la solicitud deberá incluir, como mínimo: nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad, teléfono, correo electrónico, y una descripción clara del asunto o los datos sobre los cuales se solicita información.

14.2 Respuesta a consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlas dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

14.3 Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante Hotel Bella del Mar, el cual se tramitará bajo las siguientes reglas:

• Si el reclamo no cuenta con la información completa para darle trámite, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos correspondiente la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo de éste, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
• El reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Las solicitudes de consulta, reclamo o ejercicio de los derechos aquí descritos podrán radicarse a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: hotelbelladelmarpianguita@gmail.com
• Presencial: recepción del Hotel Bella del Mar, Pianguita, Buenaventura, Valle del Cauca.
• Teléfono: 314 368 7404

15. Supresión de datos y/o revocatoria de la autorización

El Titular tiene derecho, en todo momento, a solicitar la supresión de sus Datos Personales y/o a revocar la autorización otorgada cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstos en la Ley 1581 de 2012.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
• Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

La solicitud de supresión o la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos (por ejemplo, obligaciones contables, tributarias o de conservación del Registro Hotelero), cuando la eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas, o cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular o para el cumplimiento de una obligación legalmente adquirida por éste.

16. Transferencia y transmisión de datos personales

Hotel Bella del Mar podrá transmitir o transferir Datos Personales a terceros Encargados del Tratamiento que le presten servicios relacionados con su operación, tales como proveedores de sistemas de reservas, plataformas de pago, agencias de viajes, entidades bancarias o aseguradoras, quienes estarán obligados a acatar la presente política y a suscribir los acuerdos de confidencialidad correspondientes.

Hotel Bella del Mar no realizará transferencia internacional de Datos Personales a países que no cuenten con niveles adecuados de protección de datos, de acuerdo con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, salvo en los eventos exceptuados por la ley.

17. Seguridad de la información

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, Hotel Bella del Mar ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

No obstante, el Titular que suministre su información a través de medios electrónicos asume los riesgos propios de Internet, tales como ataques de terceros o fallas técnicas. Hotel Bella del Mar hará su mejor esfuerzo para garantizar la seguridad de la información personal de sus huéspedes, clientes y colaboradores, empleando métodos razonables y actualizados de seguridad.

18. Modificaciones a la política

Hotel Bella del Mar se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a la presente política, en atención a novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación de sus servicios. Toda modificación entrará en vigencia a partir de su publicación en la recepción del Hotel y, cuando aplique, en su sitio web.

19. Vigencia

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales rige a partir de su publicación. La vigencia de las bases de datos aquí mencionadas se mantendrá de acuerdo con los términos contractuales pactados con cada Titular y con los términos legales sobre conservación de documentos e información.

20. Anexos

• Formato de Autorización para el Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de Privacidad.
• Tarjeta de Registro Hotelero.
• Formato de Solicitud de Consulta, Reclamo o Ejercicio de Derechos sobre Datos Personales.

Control de cambios

Responsabilidad y autoridad